Arrangera evenemang

1. Kan jag få ekonomiskt stöd?

Vår främsta uppgift är att bistå dig som evenemangsarrangör att få hjälp med frågor om hyra- och bokningar av kommunala anläggningar, marktillstånd, serveringstillstånd, livsmedelshantering, avstängningar av gata, nyttjande av parkeringar, bygglov med mera. 

Kommunen stöttar även genom subvention eller ekonomiskt stöd till föreningar i kommunen. Ibland kan olika kommunala verksamheter gå in som partner och samarrangerar evenemang med externa aktörer.

Är du företagare eller en idrottsförening och söker samarbeten och stöd kring evenemang så ta kontakt med evenemangsansvarig på verksamheten Attraktiv kommun. 

Är du en lokal förening som ska arrangera ett kulturevenemang? Då kan du söka kulturstöd för ditt evenemang. Läs mer om kulturstöd.

Vi har även tips på andra bidragsgivare inom kulturområdet. Läs mer om kulturstöd från andra bidragsgivare. 

2. När och var kan jag ha mitt evenemang?

När?

Innan du bokar plats och börjar planera ditt evenemang, ta reda på om det är andra liknande evenemang på gång för att undvika att det krockar med andra liknande evenemang. Besök  evenemangskalendern för att se vad som redan är planerat. Arrangörer tipsar själva om sitt evenemang, därför kanske inte alla evenemang finns med i kalendariet.

Var?

I Östhammars kommun finns flera platser lämpliga för evenemang, bygdegårdar, kulturhus, parker, herrgårdsområden och mycket mer. 

Om du vill vara på offentlig plats. Kolla platsens tillgänglighet via lots@osthammar.se och läs mer om taxor här. 

I föreningsregistret hittar du många av kommunens hembygds- och bygdegårdar. Läs mer här.

På kommunkartan hittar du bland annat sporthallar, bibliotek och ungdomsgårdar. Läs mer här.

Du kan själv boka och se när kommunens idrottshallar och anläggningar är lediga. Läs mer här.

I Östhammars stad finns Kulturhuset Storbrunn med bibliotek, konstrum, park och scen. Läs mer här.

Det finns ännu ingen komplett sammanställning av alla evenemangsplatser i kommunen. Om du behöver hjälp att hitta en lämplig evenemangsplats är du välkommen att kontakta kommunen via evenemang@osthammar.se.

Har du frågor om din tänkta evenemangsplats, såsom eluttag och övrig service, kontakta Östhammar Direkt för att bli kopplad till rätt tjänsteperson.

3. Vad behöver jag söka tillstånd för?

För att använda offentlig mark till något annat än vad den är tänkt till kräver som regel tillstånd av polisen. Så ska du arrangera ett evenemang på en offentlig plats, tänk på att söka tillstånd i god tid.  Läs mer här.

Servering av alkoholdrycker får inte ske utan serveringstillstånd. Läs mer här.

När du ordnar konserter, festivaler, musikcafé eller andra evenemang med inslag av livemusik behöver du en musiklicens från Stim.

4. Var kan jag marknadsföra mitt evenemang?

Östhammars kommuns har en kostnadsfri evenemangkalender där du kan lägga upp ditt evenemang. Läs mer om evenemangskalendern. 

Du har också möjlighet att boka evenemangsskyltning på våra välkomstskyltar som finns placerade i Alunda, Österbybruk, Öregrund, Östhammar, Gimo och Hargshamn. Läs mer här.

5. Om ljudnivåer och tillfälliga evenemang

Vad är ljud och buller?

Ljud är en del av vår vardag - från fåglarnas kvitter till trafikens brus. Men när ljud blir störande eller skadligt för hälsan kallar vi det buller. Buller är ett oönskat ljud som kan vara irriterande, distraherande och till och med skadligt för hälsan om det är för högt eller pågår för länge.

Hur uppfattar vi ljud?

Vår uppfattning av ljud varierar från person till person. Det som är behagligt för en person kan vara störande för en annan. Därför är det viktigt att vara medveten om hur ljud påverkar oss och vår omgivning.

Vad är lågfrekvent ljud?

Lågfrekvent ljud är ljud med låga frekvenser som ofta uppfattas som dunkande eller dånande. Det kan vara särskilt störande eftersom det kan tränga genom väggar och fönster och vara svårt att lokalisera.

Ditt ansvar som anordnare av evenemang

Om du planerar ett evenemang är det viktigt att ta hänsyn till ljudnivån och hur den kan påverka omgivningen. Tänk på att informera grannar i förväg och att anpassa ljudnivån efter platsen och tiden på dygnet för att minimera störningar.

Att bedriva tillfälliga evenemang är generellt sett inte anmälnings- eller tillståndspliktigt. Däremot är de så kallade allmänna hänsynsreglerna i miljöbalken tillämpliga för alla typer av verksamheter som riskerar att medföra skada eller olägenhet för människors hälsa eller miljön. Den som vill arrangera ett evenemang ska, enligt miljöbalken, välja en plats som är lämplig utifrån minsta möjliga intrång och olägenhet för människors hälsa och miljö.

Riktvärden

Enligt riktlinjerna bör ljudnivån vid grannens husvägg inte överskrida 55 dB (A), och i sovrum bör den inte överstiga 25 dB (A). Detta innebär att ljudnivån mäts vid grannens husvägg för att säkerställa att nivåerna inte överstiger gränserna inne i deras bostäder.

Aktiviteter med ljudnivåer över dessa riktlinjer är inte tillåtna mellan klockslagen 22:00 – 07:00 samtliga dagar i veckan. Om sådan aktivitet planeras ska en anmälan göras till kommunens Bygg- och miljönämnd senast två månader innan dess genomförande. 

Här kan du läsa mer om vad som gäller vid musikevenemang

Utöver detta gäller följande ljudnivåer i lokalen:

Lokaler och platser dit barn under 13 års ålder inte har tillträde:

• Maximalt ljud 115 dB (A)
• Ekvivalent ljud 100 dB (A)

Riktvärden för lokaler och platser dit både barn och vuxna har tillträde:

• Maximalt ljud 110 dB (A)
• Ekvivalent ljud 97 dB (A)

Hur mäter man buller?

Att mäta buller kan göras på olika sätt beroende på situationen och behoven. En ljudmätare (även kallad decibelmätare) är en effektiv metod där man med en handhållen enhet får en direkt avläsning i decibel (dB). För mindre privata evenemang kan dock en mätning med en mobiltelefon ge en tillräckligt bra uppfattning om ljudnivån. För större verksamheter rekommenderas en mer noggrann bullerutredning utförd av specialiserade experter.

6. Vad behöver jag tänka på kring evenemangssäkerhet?

Som arrangör av ett evenemang är du ansvarig för brandskyddet. Läs mer om brandskydd vid evenemang på Uppsala brandförsvars hemsidan.

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap, MSB, har sammanställt en säkerhetsguide för evenemang. Den hittar du här.

7. Vanliga frågor

Fråga: Hur får jag tag på nycklar till lokaler som kommunen äger?
Svar: Ta kontakt med Östhammar direkt som lotsar er till fastighetsdriften.

Fråga: När kommer gräsmattor klippas eller ogräs rensas så det blir fint runt omkring där vi ska ha evenemanget?
Svar: Det finns oftast speciella scheman för utemiljön. Ta kontakt med Östhammar som lotsar er till fastighetsdriften.

Fråga: Kan vi få annan hjälp av kommunen?
Svar: Du som arrangör har ansvar för att själv ordna att det som behövs för arrangemanget kommer på plats och tas bort, exempelvis transport och uppsättning av bänkar, bord och stolar, ordna avspärrningar, ytterligare dekorationer med mera. Observera! Om du sedan tidigare haft överenskommelser på olika sätt så kolla att om vi har fortsatta resurser att möta upp det. Vi kommer självklart göra vad vi kan för att underlätta, men det kan vara begränsat med service.

Fråga: Vi behöver fler sopkärl för att kunna möta besökarnas behov av att göra sig av med skräp?
Svar: Ta kontakt med Östhammar direkt. Du ansvarar också för att platsen lämnas avplockad och undanstädad.

Fråga: Vi vill servera kaffe med bulle eller laga mat från grunden behöver jag något tillstånd?
Svar: Beroende på vad du vill göra så kan du behöva olika förutsättningar och tillstånd för det. Östhammar direkt 0173-86 000 kan svara på många frågor och lotsar dig annars till en livsmedelsinspektör.

Fråga: Vi behöver stänga av en gata?
Svar: Behöver du stänga av allmänna gator från trafik så söker du tillstånd för det.