Lean - en arbetsmetod

Östhammars kommun arbetar sedan januari 2012 i en arbetsmetod som kallas Lean, som kännetecknas av att sätta kunden i centrum. Hos oss talar vi om medborgaren i centrum i syfte att han/hon ska finna största möjliga nytta i sina kontakter med Östhammars kommun.

En arbetsmetod för att höja medborgarnyttan, kvaliteten och arbetsglädjen

Att arbeta efter leanmetoden innebär, att lära sig, hur vi kan öka kvaliteten för medborgaren, att effektivisera vårt arbete och att öka arbetsglädjen.

Peter Nyberg, kommunchef

- Det kan tyckas vara självklart, säger Peter Nyberg, kommunchef, men arbetsbelastningen är väldigt hög idag, kravet på kompetens inom många områden har ökat och vi har mindre resurser att utföra alla uppdragen i en liten kommun, men nu vill vi fokusera på medborgarnas nytta.

En utvecklande arbetsmetod

Efter en upphandling fick företaget Valcon uppdraget att utbilda och vägleda oss i denna arbetsmetod som går under namnet Lean.

- Införandet av Lean kostar oss 1 miljon kronor per år under en femårsperiod, säger Peter Nyberg. Och vi har glädjen att notera att det hittills startats upp 17 leanprojekt med sammanlagt drygt 200 medearbetare. Ytterligare nio projekt beräknas starta inom kort.

Vi har egen personal med kompetens att driva leanprojekt

31 medarbetare i kommunen har gått utbildningen och 23 av dem har projektledarkompetens. Ambitionen är att företaget Valcon ska fasas ut och att vi med den egna personalens kompetens kan fortsätta arbetet i egen regi.

Metoden går ut på att i första fasen lära sig arbetsmetoden, att identifiera problem, se hur mycket spilltid som går åt att lösa en uppgift, analysera vilket värde som kommer medborgaren till del, varför och vilka lösningsspår som kan accepteras i gruppen.

Erika Hedblom Chiha, programledare

- Det handlar om att aktivt arbeta med förbättringsarbete och förstå kundens behov. Genom att öka både kund- och personalnöjdhet blir verksamheten mer effektiv, säger Erica Hedblom Chiha som är programledare.

I andra fasen kommer det dagliga arbetet in, att se problem och önskade förbättringar och att föra dem i ljuset innan det skapas låsningar på arbetsplatsen. När problemet väl finns på dagordningen, då kan samtalet fortsätta kring hur problemet kan lösas av gruppen och sedan bockas av.

Resultaten är varierande i olika projekt

- Förskolorna har arbetat i ett antal leanprojekt där jag varit projektledare, säger Carina Bohlin. Det är roligt att både personal, föräldrar och barn upplever förändringen så positiv.

Mer tid till barnen

Alla som besökt en förskola har säkert noterat att det är liv och rörelse hela dagen. Vid olika aktiviteter, som till exempel när personalen leker med barnen eller läser saga så är det alltid något barn som vill ha hjälp med något eller behöver gå på toaletten, och de andra barnen får vänta för att personal måste hjälpa det barnet. Det blir många avbrott.

Efter leaninförandet har några arbetslag bland annat infört rutinen "hjälpare", det vill säga personalen turas om att hjälpa barnen med akuta behov, medan de andra kan fortsätta med den pedagogiska uppgiften. Personalen har även sett över och gjort förbättringar i den fysiska miljön, så att det blivit mer yta för barnen och bättre organiserat.

- Personalen har med andra ord fått mer tid till den pedagogiska tiden med barnen, säger Carina Bohlin. Personalen uppger att efter att de börjar arbeta med Lean, har barnen fått mer värdefull tid och mer inflytande i sin vardag. Personalen säger också att både de och barnen har det roligare nu. Även föräldrar har uttryckt att förskolan är mer harmonisk och att det finns mer utrymme, säger Carina Bohlin.

Snabbare och billigare hos nattpatrullen

- Även nattpatrullen är involverad i Lean och även där är resultatet mätbart förbättrat, säger Kristina Forsberg som är projektledare i den gruppen.

Nattpatrullen består av 14 personer som ska hjälpa den som larmat. Det kan handla om omläggning av sår, eller att tant Olga ramlat, eller någon annan omsorgsinsats. Personalen har stora områden att bevaka och det tar tid att förflytta sig från punkt A till punkt B. Genom samtal i gruppen har det införts förändringar, bland annat genom ett försök med ett utvecklat nyckelsystem.

- Just nu har vi en omorganisation på gång, kanske delvis tack vare Lean, och jag tror att den kommer att öka värdet för medborgaren ännu mer, säger Kristina Forsberg.

Rätt sak på rätt ställe

Måltidsenheten har drivit två projekt. Ett på Frösåkersskolans kök och ett på Bruksgymnasiets kök. I de projekten har man särskilt fokuserat på mattransporterna, värmehållning av maten, och matens kvalitet.

Det finns ytterligare många leanprojekt att berätta om såsom problemet med ärendehögar hos Samhällsbyggnadsförvaltningen. Tiden för att få ett byggnadslov har tack vare leanarbetet minskat avsevärt.

Allt går inte alltid som på räls

- Vi är övertygade om att Lean är en bra arbetsmetod för Östhammars kommun, säger Peter Nyberg. För att lyckas med Lean eller annat utvecklingsarbete måste vi vara en organisation som präglas av öppenhet, både för medarbetarnas och för medborgarnas idéer. Vi måste tillåta oss att pröva och göra fel och vi måste känna engagemang så att chefer och medarbetare motiverar, inspirerar och utvecklar varandra.

Text: Sirkka-Liisa Bergkvist